優秀的年會(huì)策劃方案如何寫

 　　十一過後，很(hěn)快(kuài)又快(kuài)到(dào)年底了(le)，許多單位又要籌備年會(huì)了(le)。如果你(nǐ)們單位領導把辦年會(huì)的活動策劃任務交給你(nǐ)，你(nǐ)該怎樣策劃把這(zhè)個活動辦好(hǎo)呢(ne)？

　　任何一場活動，首先都需要一個詳細的可執行的活動策劃案。辦年會(huì)也(yě)是如此，雖然都是單位内部人員，某些(xiē)方面可以随便點，但(dàn)由于活動關系到(dào)團隊關系的融洽，因此作(zuò)爲活動策劃者一點也(yě)不能(néng)馬虎，必須顧及方方面面，周密安排。

　　具體來(lái)講，一個年會(huì)策劃案内容應包括活動目的、場地準備、現(xiàn)場安排、活動準備、人員職責、經費預算(suàn)等，每一個部分都非常重要。

　　1.明(míng)确活動目的，突出特色和(hé)主題

　　爲什(shén)麽要花(huā)錢(qián)舉辦年會(huì)活動？當然是有目的的。而和(hé)這(zhè)個目的息息相關的就是本次年會(huì)的主題。有的單位是多少周年慶，有的單位是今年業績翻了(le)多少倍，有的單位可能(néng)是拿到(dào)了(le)多少個好(hǎo)項目，有的單位可能(néng)是制定了(le)下(xià)一步的大(dà)目标，每個單位對(duì)于這(zhè)一年的關鍵詞都不一樣，而年會(huì)目的就要結合年會(huì)的主題進行闡述，對(duì)于不同的年會(huì)主題應該給員工(gōng)、給外(wài)界傳達什(shén)麽樣的信息，都需要在目的中闡述清楚。除了(le)這(zhè)些(xiē)個性特色，年會(huì)還常帶有加深職工(gōng)交流，營造團結活潑的團隊氛圍，激發職工(gōng)幹事(shì)創業活力的目的。

　　2.明(míng)确年會(huì)場地，注重适度與功能(néng)

　　選擇年會(huì)場地，要全方位考慮實際需要，注重适度與功能(néng)。選擇場地需要注重以下(xià)幾方面的事(shì)項：

　　一、是會(huì)場地理(lǐ)位置。會(huì)場的地段是否比較偏，單位大(dà)部分員工(gōng)前往這(zhè)裏需要的時(shí)間大(dà)概需要多久，有無地鐵(tiě)站(zhàn)，有無公交車站(zhàn)，公交車的收班時(shí)間大(dà)概是多少，公交車站(zhàn)和(hé)附近的地鐵(tiě)站(zhàn)有無公共站(zhàn)點提供換成，會(huì)場附近打車是否方便，會(huì)場是否方便尋找，等等，這(zhè)些(xiē)因素都需要從(cóng)實際情況出發綜合考慮到(dào)。如果單位能(néng)夠安排車輛接送那就更好(hǎo)啦。

　　二、是會(huì)場的大(dà)小(xiǎo)。活動場地規模宜量力而行。考慮到(dào)會(huì)場的人員接納量，建議(yì)在參會(huì)人數基礎上(shàng)上(shàng)浮20%。因爲一般年會(huì)期間會(huì)安排一些(xiē)團隊互動活動，爲了(le)不顯得擁擠，所以會(huì)場适當寬松點爲佳。

　　三、是會(huì)場的效果。舞台效果是否可以達到(dào)預期效果，燈光可以如何控制、音(yīn)效如何、燈全亮(liàng)和(hé)燈全滅是什(shén)麽效果。對(duì)于舞台的搭建效果，需要在沒人的時(shí)候查看(kàn)一次，另外(wài)還需要在會(huì)場充滿人的情況下(xià)查看(kàn)一次，可能(néng)是其他(tā)公司或組織在使用(yòng)會(huì)場的時(shí)候，看(kàn)看(kàn)他(tā)們的會(huì)場效果，這(zhè)樣可以很(hěn)好(hǎo)的預見自(zì)己公司使用(yòng)這(zhè)個會(huì)場時(shí)候的現(xiàn)場效果。

　　四、是會(huì)場的配套設施。更衣間與後場間是否可以一氣呵成，舞台旁邊需要必備一個換衣間和(hé)後場間，可以使觀衆在沒有打擾的情況下(xià)享受整場年會(huì)。有的會(huì)場需要表演人員拿着衣服奔向場外(wài)的洗手間換衣服，然後在奔到(dào)舞台兩旁進行後場，一場年會(huì)下(xià)來(lái)，表演人員一直都在來(lái)回穿梭，是一個很(hěn)差的體驗。其他(tā)還有一些(xiē)小(xiǎo)的選擇标準，如何會(huì)場的網絡情況、停車場地等等，這(zhè)些(xiē)項目可以根據單位的自(zì)身情況加入選擇标準中。

　　3.明(míng)确現(xiàn)場流程，嚴把時(shí)間節點

　　年會(huì)現(xiàn)場的流程必須嚴謹，每一個時(shí)間點，對(duì)應一個活動内容，時(shí)間點要具體到(dào)分鐘(zhōng)。

　　入場貴在有序。一定要考慮到(dào)人的流動順序，不要讓參會(huì)者來(lái)回流動，這(zhè)會(huì)讓本來(lái)人就比較多的會(huì)場因爲人員的反複進出，更加擁堵。比如，合理(lǐ)的流程是參會(huì)者先排隊簽到(dào)，簽到(dào)完成後随即入場就坐(zuò)，然後再組隊進行合影拍(pāi)照。不合理(lǐ)的流程是先入場就坐(zuò)，然後再出來(lái)排隊簽到(dào)，然後再到(dào)場外(wài)進行拍(pāi)照留念。這(zhè)樣的安排就沒有遵循人的流動順序，使得現(xiàn)場混亂不堪。

　　暖場貴在溫馨。在正式開(kāi)始前，需要考慮到(dào)就坐(zuò)的員工(gōng)的體驗，可以是放(fàng)一些(xiē)熱場曲，也(yě)可以是播放(fàng)單位相關的一些(xiē)視(shì)頻，可以是單位曾經制作(zuò)過的視(shì)頻，也(yě)可以是專門(mén)爲本次年會(huì)制作(zuò)的視(shì)頻，或者是領導對(duì)大(dà)家的寄語，等等。播放(fàng)這(zhè)些(xiē)視(shì)頻的好(hǎo)處是可以幫助員工(gōng)醞釀情緒，老(lǎo)員工(gōng)可以從(cóng)中感受到(dào)更多的存在感，讓所有人提前都參與進來(lái)。

　　緻辭貴在激情。領導的緻辭環節一定要安排的特别隆重，這(zhè)是一個老(lǎo)闆展示自(zì)己魅力的機會(huì)，所以緻辭稿要飽含激情。同樣，這(zhè)也(yě)是一次員工(gōng)了(le)解領導的機會(huì)，很(hěn)多員工(gōng)平日裏可能(néng)與老(lǎo)闆都隻有擦肩而過的機會(huì)，那這(zhè)一次緻辭便是讓所有員工(gōng)來(lái)了(le)解老(lǎo)闆。領導緻辭，可以與員工(gōng)的互動，讓會(huì)場氣氛達到(dào)最高(gāo)點。

　　節目重在參與。年會(huì)的節目時(shí)間一般3小(xiǎo)時(shí)左右爲宜，大(dà)緻有哪些(xiē)、節目需要有多少個，每個節目時(shí)長需控制在多長時(shí)間範圍内、互動環節需要設置多少個，确定好(hǎo)以上(shàng)内容，通知(zhī)各部門(mén)自(zì)導自(zì)演節目，重在參與。然後根據上(shàng)報(bào)的節目，分不同性質錯開(kāi)進行編排，力求現(xiàn)場有起有伏。現(xiàn)場主持人适當安排一些(xiē)互動、遊戲環節，參與者有獎等等，以調動員工(gōng)參與積極性。

　　4.明(míng)确籌備進度，堅持責任到(dào)人

　　确定了(le)年會(huì)場地、大(dà)緻流程、節目，下(xià)一階段就是基于以上(shàng)所有内容制定籌備的時(shí)間節點，明(míng)确責任到(dào)人。

　　對(duì)于節目要堅持項目責任制，每一個項目都有項目負責人。這(zhè)樣做的好(hǎo)處在于，可以更快(kuài)地進行決策，并推進落實，每一個細分部分都有責任人，在于每一個環節出了(le)問題，都能(néng)責任到(dào)人，快(kuài)速進行解決。可以制定一個職責表，在年會(huì)活動當天的人員職責表中一定要有一名總調度，當天的所有人員安排都要服從(cóng)總調度安排和(hé)調度，各塊出了(le)問題第一時(shí)間找自(zì)己闆塊的負責人，最後再找總調度。此外(wài)，安排幾名機動人員，應對(duì)随時(shí)出現(xiàn)的緊急情況。

　　5.明(míng)确活動預算(suàn)，堅持适度原則

　　活動預算(suàn)根據單位的情況，量力而行，适度爲宜。通過前面所有的策劃，整個項目的物資需求以及預算(suàn)需求基本都已經清楚，整理(lǐ)一份物資表和(hé)預算(suàn)表，就可以很(hěn)好(hǎo)的進行項目成本的控制。

　　物資表要細緻到(dào)物品的名稱、數量、單位、用(yòng)處、存放(fàng)處、管理(lǐ)和(hé)搬運人員、是否已采購、租借時(shí)間、歸還時(shí)間。這(zhè)樣的一份表格才方便物資的使用(yòng)與清點，每一件物資都責任到(dào)人，如數家珍。

　　預算(suàn)表要細緻到(dào)項目名稱、數量、單位、費用(yòng)、用(yòng)處、有無發票、發票類型、對(duì)應責任人。在預算(suàn)審批以及報(bào)銷的時(shí)候才能(néng)輕松應對(duì)領導和(hé)财務的疑問。

　　最後，還要考慮各種臨時(shí)問題的應急方案。如預定的會(huì)場當天無法使用(yòng)、會(huì)場網絡情況差、主持人出現(xiàn)臨時(shí)狀況、老(lǎo)闆因爲特殊原因遲到(dào)或者無法到(dào)場、話(huà)筒老(lǎo)是出問題……等等。應對(duì)各種情況都應該制定相應的備選方案，未雨綢缪才會(huì)使組織者在遇到(dào)緊急情況的時(shí)候臨危不亂、從(cóng)容處置。

　　這(zhè)樣方案寫出來(lái)，可以再征求領導和(hé)各項目負責人的意見，進行修改完善，更有利于大(dà)家通氣，有利于更好(hǎo)地辦好(hǎo)年會(huì)活動。