展會(huì)活動策劃需要把握的要點及策劃流程

在參加展會(huì)後，需要制作(zuò)一個展會(huì)的活動策劃，在策劃展會(huì)活動時(shí)，首先要保證展會(huì)的動态性，詳細的了(le)解整個展會(huì)事(shì)件的變化，并進行協調，其次要局别協同性，每一個步驟都需要環環相扣，還需要保證展會(huì)策劃的整體性。策劃一個展會(huì)，需要先做好(hǎo)市場調研，制定完整的策劃方案，并确定參加人員在進行培訓，準備好(hǎo)展會(huì)所需要的的物料等，下(xià)面詳細的爲大(dà)家介紹下(xià)。

一、展會(huì)活動策劃需要把握的要點

1、動态性

動态性是根據系統總是處于運動、變化的客觀存在的特性，在動态過程中，做好(hǎo)展會(huì)策劃工(gōng)作(zuò)。會(huì)展項目作(zuò)爲一個系統，具有鮮明(míng)的開(kāi)放(fàng)式運作(zuò)管理(lǐ)的特點，随時(shí)與外(wài)界發生能(néng)量、物質、信息、知(zhī)識的交換，會(huì)展項目運作(zuò)過程中必然會(huì)受到(dào)内外(wài)環境不确定性要素的影響，在強調展會(huì)策劃系統的時(shí)候應該時(shí)刻關注系統的變化，并且及時(shí)調整相關的計(jì)劃，以保證系統的運行順利應對(duì)變化，實現(xiàn)較終目标。

2、協同性

會(huì)展項目的各個獨立的子項目之間涉及的各種管理(lǐ)要素、管理(lǐ)對(duì)象以及運用(yòng)的管理(lǐ)方法，都需要通過策劃的系統性原則形成一種互動協作(zuò)的狀态，才能(néng)使得展會(huì)策劃發揮資源的聚變效應，調動一切可以調動的各種優勢因素共同爲會(huì)展目标服務。

3、整體性

展會(huì)策劃有全局觀點，有一個系統的統籌規劃，全面安排。整體性目标就是提高(gāo)會(huì)展管理(lǐ)項目系統的整體效率，重視(shì)系統的集成功能(néng)，形成設計(jì)科學、運行高(gāo)效的工(gōng)作(zuò)流程，如立項、前期準備、會(huì)展實施、現(xiàn)場運營、評估和(hé)總結等，以及在這(zhè)個流程中的資源分配和(hé)組織等。

二、展會(huì)策劃的流程

1、市場調研

不同的展會(huì)有不同的主辦方和(hé)承辦方，有的是政府機構主導，有的是民間組織發起，不同的展會(huì)活動有不同的影響力，不同的展位的價格是怎樣，現(xiàn)場人流量有多少，參與企業有多少家，要對(duì)不同的展會(huì)做好(hǎo)市場調研，選擇效果的幾家展會(huì)去參加就可以了(le)。

2、制定方案

确定參與展會(huì)後，就需要制定詳細的活動方案，包括參展活動的主題、流程、目的、時(shí)間、參展範圍、展示品、會(huì)展活動、布置方案、差旅方案、現(xiàn)場人員、預算(suàn)、宣傳通稿等。

3、确定人員并培訓

根據活動規模選擇具體要帶的人數，比如小(xiǎo)型展位，帶3人左右即可，一個領導+兩名員工(gōng)，分别負責物料擺放(fàng)、商務接待、合作(zuò)洽談等事(shì)宜，但(dàn)如果展位較大(dà)，還準備了(le)其他(tā)環節，就要多帶一些(xiē)人員，去負責不同的事(shì)務。另外(wài)，對(duì)于展會(huì)現(xiàn)場的接待和(hé)咨詢，要對(duì)員工(gōng)做好(hǎo)專門(mén)的話(huà)術培訓，展現(xiàn)更好(hǎo)的企業形象。

4、物料準備

制作(zuò)好(hǎo)相關海報(bào)、準備易拉寶、X展架、橫幅、彩球、宣傳手冊、名片、DM單、展會(huì)宣傳片、招商手冊、客戶參展邀請(qǐng)函、企業會(huì)刊、登記手冊、參展産品等，如果要布置舞台，還要準備相應的配套設施如燈光、音(yīn)響、攝像頭、耳麥等，還要邀請(qǐng)表演人員和(hé)主持人。

5、展台布置及展示

對(duì)于企業來(lái)說，展會(huì)是一個很(hěn)好(hǎo)的進行産品展示、吸納經銷商、尋求合作(zuò)的平台，所以就算(suàn)展會(huì)行業越發不景氣，但(dàn)依然有部分企業會(huì)花(huā)費幾十萬甚至上(shàng)百萬預算(suàn)去參加展會(huì)。在展會(huì)現(xiàn)場，大(dà)部分企業的布置方式較爲傳統，一張咨詢台，然後擺放(fàng)好(hǎo)貨架展示産品，在擺放(fàng)幾張桌椅方便客戶過來(lái)進行商談，還有就是将各類小(xiǎo)禮品醒目的擺放(fàng)在咨詢台上(shàng)，方便發放(fàng)給前來(lái)參展的遊客(前提是掃碼關注公衆号)。

6、商務洽談

涉及到(dào)商務洽談環節，要做好(hǎo)相關的接待工(gōng)作(zuò)，比如核心客戶過來(lái)，是否要安排相應的差旅和(hé)住宿飲食，然後現(xiàn)場的話(huà)，要涉及到(dào)登記、咨詢、引導、客戶接送等服務，對(duì)于其他(tā)潛在客戶，也(yě)要做好(hǎo)相應的商務禮儀，由企業高(gāo)層出面會(huì)見和(hé)洽淡，發放(fàng)好(hǎo)企業相關的紀念品等。

7、媒體宣傳

一方面，展會(huì)本身會(huì)通過電視(shì)、報(bào)紙(zhǐ)、廣播、雜(zá)志、專業垂直媒體、門(mén)戶網站(zhàn)等渠道(dào)對(duì)展會(huì)進行多方面的預熱，那麽企業可以通過與組委會(huì)達成合作(zuò)，在宣傳通稿、展覽資料中進行品牌露出，達到(dào)預熱的宣傳效果。

8、活動預算(suàn)

參加展會(huì)的整個預算(suàn)要看(kàn)具體活動方案的大(dà)小(xiǎo)，有的企業可能(néng)花(huā)費幾萬元就搞定了(le)，而有的企業則會(huì)花(huā)費幾十萬甚至上(shàng)百萬。會(huì)展活動的預算(suàn)主要包括以下(xià)幾個方面：展位費用(yòng)、交通出行、參展禮品、特色活動、兼職人員工(gōng)資、住宿費、餐飲費、宣傳資料印刷費、活動物料采購、媒體宣傳費等。

9、活動評估和(hé)複盤

會(huì)展活動結束後，要對(duì)活動整體進行數據整理(lǐ)和(hé)總結，比如接待了(le)多少客戶、聯系到(dào)了(le)多少潛在客戶、微信公衆号漲粉數、媒體發稿數量、品牌露出數據、會(huì)展活動軟文(wén)閱讀數等，都要做好(hǎo)記錄并存檔，然後對(duì)活動的整體效果進行總結，尋求可優化的方案，方便下(xià)次呈現(xiàn)出更好(hǎo)的展會(huì)效果。